NP-DRIVERS
Informations utiles



NP-DRIVERS est un logiciel SAAS développé spécifiquement pour les centrales des transports (transport de personnes, taxis, services médicaux, ...).

La problématique rencontrée par notre premier client du domaine était la suivante: la gestion de l’administratif prenait beaucoup de temps avec des tableaux EXCEL non-collaboratifs mais aussi, par la collecte de l’information auprès des prestataires de services et des chauffeurs (restitution des documents de transport, missions non-renseignées, validité des documents des véhicules, ...). La facturation et la comptabilité des prestations souffraient de retards importants par manque de fluidité de transmission des données dans la structure.

Pour solutionner au mieux le problème de notre client, nous avons développé un logiciel spécifique : NP-DRIVERS.

Il se compose de trois accès distincts:

  • Chauffeur.
  • Client.
  • Administrateur et gestionnaire.

Description des modules de NP-DRIVERS
Chaque module se présente sous forme de liste. Chaque ligne permet d’accéder à un formulaire de données spécifiques pour consultation et/ou pour modification.

Les adresses renseignées (clients, destinations, chauffeurs, …) dans le logiciel sont conservées et mises à disposition dans les formulaires sous forme de liste.




Légende des descriptifs des modules :

La liste des données de chaque module est affichée en italique sous le titre.

La description principale est toujours celle de l’espace ADMINISTRATEUR.
Bleu = Espace chauffeur
Vert = Espace client

chauffeurs

Les données “chauffeur” de base sont : Nom, prénom, adresse, numéro de chauffeur, adresse email, numéros de téléphone (2), compte bancaire, données de véhicule personnel, actif/inactif.

Dans la zone chauffeurs, vous pouvez gérer votre contingent de chauffeurs. Ajoutez et gérez simplement, via un formulaire, les données de vos chauffeurs. Une liste reprend l’ensemble des chauffeurs avec leurs informations de contact et leurs localisations pour faciliter la gestion et l’attribution de missions.

Les chauffeurs ont accès à leurs données personnelles et peuvent les modifier (mon profil).

Clients : Pas d’accès.

Agendas

Les données “agenda” de base sont : date, heure de début de disponibilité, heure de fin de disponibilité, remarques.

L’agenda est un calendrier reprenant les différents chauffeurs et leurs disponibilités journalières ainsi que les missions qui leurs sont déjà attribuées.

Les chauffeurs peuvent paramétrer leurs disponibilités personnelles (mes disponibilités) et consulter les missions qui leurs sont attribuées (mon agenda).

Clients : Pas d’accès

Voitures

Les données “voiture” de base sont : propriétaire, marque, modèle, nombre de place, immatriculation, date de validité assurance, date de validité contrôle technique.

Dans le module “voiture”, vous gérez la flotte de véhicule: ajoutez, modifiez, désactivez les données liées aux véhicules simplement. Il vous est facile de vérifier les différentes dates de validité par un système de coloration de la date :
DATE( + 144 j.) : + de 16 jours de validité
DATE( + 10 j.) : - de 15 jours et + de 1 jour de validité
DATE( - 2 j.) : + de 1 jour de retard

Il est possible de lier les véhicules de société à plusieurs chauffeurs. Il est également possible de lier plusieurs voitures à un chauffeur.

Les preuves de validité d’assurance et de contrôle technique peuvent être numérisées et ajoutées aux données du véhicule. Les chauffeurs peuvent modifier les données liées à leur(s) véhicule(s). Ils peuvent aussi ajouter un nouveau véhicule qui leur sera automatiquement affecté.

Clients : Pas d’accès

Clients

Les données “client” de base sont : nom, prénom, adresse, numéros de téléphone(2), email , compte bancaire, numéro national, données mandataires (facultatif), actif/inactif.

Gérez simplement les données clients ainsi que les données de mandataire pour la facturation.

Les chauffeurs n’ont pas accès à la consultation ou à la modification des données clients.

Les clients peuvent accéder à leurs informations personnelles pour modification.

Missions

Création Les données de base de “mission” sont : date, heure début de mission, heure estimée fin de mission, client, adresse départ, adresse intermédiaire, adresse destination, note et chauffeur.

L’ajout de mission s’effectue via deux formulaires : Le premier reprend l’entièreté des données à renseigner excepté l’attribution du chauffeur. Le second formulaire affiche l’agenda des chauffeurs pour la date de mission et permet l’attribution (il est possible d’attribuer, plus tard, un chauffeur à la mission).

Les chauffeurs peuvent créer une mission qui leur sera directement imputée.

Le client peut créer une demande de mission. Celle-ci devra être validée par l’administration pour être mise à disposition d’un chauffeur. L'historique de mission personnel est accessible au client.

Modification et clôture

En plus des données de base de “mission” viennent s’ajouter : numéro du bon de transport, l’attribution du véhicule, le nombre de kilomètre, le tarif au kilomètre, le montant de la course, le montant perçu par le chauffeur, le montant restant à percevoir, la quote-part de la centrale, la quote-part du chauffeur, le numéro de la facture.

C’est le coeur du système. La mission terminée, l’ensemble des données la concernant sont renseigné dans ce module. Si les chauffeurs remplissent un bon de transport, celui-ci peut-être renseigné dans le formulaire. Le calcul du montant de la course et des quote-parts s’effectuent automatiquement à la demande de l’utilisateur quand le nombre de kilomètre a été renseigné.

Un gain de temps important est le partage du travail d’encodage. Les chauffeurs peuvent modifier les données de leurs missions afin de communiquer le plus rapidement possible avec la centrale. Les données ne seront plus accessibles à la modification par le chauffeur quand elles sont validées par l’administration.

Comptabilite

C’est la partie la plus difficile à gérer surtout s’il y a des quotes-parts. NP-Drivers calcule automatiquement celle-ci (chauffeur/centrale) et comptabilise la différence entre les encaissements directs des chauffeurs et les montants à facturer aux clients. NP-Drivers, c’est la simplification des opérations chronophages.

Facturation
Les données de base de “Facturation” sont : numéro de facture automatique, montant client à percevoir.

Notre système de facturation est développé pour être facile à utiliser et rapide. Vous choisissez le client et les missions à facturer. En un clic, votre facture est créée et disponible en fichier PDF. Facile à consulter, facile à imprimer.

Les chauffeurs n’ont pas accès aux factures clients.

Les clients peuvent accéder à leurs factures.

Prestation

Les données de base de “Prestation” sont : numéro de bon de prestation automatique, montant chauffeur à percevoir/ à verser.

Le système de prestation fonctionne de la même manière que le système de facturation. Après avoir sélectionné le chauffeur et les missions à comptabiliser, en un clic la fiche de prestation est créée en PDF.

Les chauffeurs peuvent consulter leurs prestations (mes prestations) et les transactions bancaires y afférents.

Clients : Pas d’accès.

Le DASHBOARD

Sur la page d’accueil de l’administration, les données du système sont analysées et présentées de manière ludique. Il comprend 4 thèmes: le nombre de missions programmées, les montants comptabilisés, les points d’attention et les disponibilités des chauffeurs. Note : D’autres informations peuvent être ajoutées sur simple demande.

Chauffeur : résumé des données spécifiques au chauffeur.

Client : résumé des données spécifiques au client.

Aide

L’aide en ligne se présente sous format PDF à consulter, télécharger, imprimer et de vidéos contextuelles consultable depuis le logiciel.

Prix de l’abonnement

Le montant de l’abonnement mensuel pour le NP-Drivers se calcule suivant vos besoins avec un minimum d'abonnement de 49.95 euros HTVA :

  • accès administrateur : 25 euros HTVA
  • accès chauffeur : 10 euros HTVA
  • accès chauffeur et administrateur (cumulés) : 30 euros HTVA
  • accès client : offert

Modifications du programme

Il est possible de modifier le logiciel. Sur simple demande, sans aucune obligation ni engagement de votre part, nous analysons la faisabilité. Cette demande fera l’objet d’un devis et vous sera soumis pour approbation le cas échéant.

Nos autres services
Formation

4 heures de formation sont inclus dans l'implémentation du logiciel. Il est possible d’organiser un complément de formation en ligne ou en présentiel. Devis suivant vos besoins après leur analyse.